Sistema di gestione file RFID
Una soluzione completa per la gestione dei file.
Sistema di gestione file RFID
Gestione file RFIDSi tratta di un sistema che utilizza la tecnologia a radiofrequenza per tracciare e gestire i file, migliorando l'efficienza e la precisione della gestione del tracciamento dei documenti. Grazie ai tag RFID, i documenti possono essere localizzati e identificati rapidamente, riducendo i tempi e gli sforzi necessari per le ricerche manuali. La gestione dei file tramite RFID, oltre al tracciamento dei documenti, può anche fornire preziose informazioni sull'utilizzo e la circolazione dei documenti stessi.
Organizzazioni di sistema
Vantaggi del sistema
Processo di implementazione
Attrezzatura necessaria
Obiettivo del sistema
Migliorare l'efficienza dell'archiviazione dei file
Nella modalità di gestione tradizionale, i documenti vengono prima classificati, ordinati e rilegati dopo l'ingresso in biblioteca, e solo successivamente vengono scritte manualmente le informazioni relative alla scatola di archiviazione, il che rende la gestione dei file d'archivio molto inefficiente.
Riduzione dei tempi di accesso ai file
Con l'aumento delle dimensioni e della tipologia degli archivi, diventa sempre più difficile trovare i file. Se i file non vengono archiviati come previsto, è molto difficile recuperarli.
Ordina l'organizzazione dei file
La gestione dei file avviene generalmente secondo una classificazione, ma a causa di operazioni manuali, negligenza ed errori, l'ordine di archiviazione dei file viene inevitabilmente alterato, e l'archiviazione dei file diventa sempre più disordinata.
Migliorare la natura scientifica dell'inventario dei file
A causa dell'elevato numero di file e del materiale d'archivio imballato nella scatola, se è necessario inventariare tutte le informazioni relative al materiale, è possibile solo affidarsi all'identificazione e alla registrazione manuale, il che comporta un carico di lavoro molto elevato.
Rendere tempestiva la gestione dei file
Nella gestione degli archivi, è necessario distruggere e smaltire regolarmente i file obsoleti e privi di valore. A causa delle difficoltà nell'inventario degli archivi con i metodi di gestione tradizionali, i responsabili non sono in grado di ottenere informazioni precise sul periodo di conservazione dei file, con la conseguenza che i file non più validi non possono essere individuati e smaltiti tempestivamente.
Vantaggio del sistema
Alta efficienza
La velocità di inventario è elevata, il numero di etichette di inventario è superiore a 300 e il tempo di informazione può arrivare fino a 8 secondi, senza errori.
Informatizzazione
Ricezione, reso, inventario intelligente, nessuna elaborazione manuale per migliorare l'efficienza lavorativa
Automazione
Posizionamento accurato, può essere posizionato con precisione nell'armadio degli attrezzi, strato
Automazione
Il codice TID o EPC presente nell'etichetta elettronica del file è associato in modo univoco ai dati del catalogo del file.
Intelligenza
Archivio intelligente con inventario automatico, prestiti e restituzioni con aggiornamento in tempo reale, accesso ai registri con aggiornamento automatico in background.
Flusso del sistema
Configurazione hardware
È necessario acquistare tag RFID, lettori e la relativa apparecchiatura hardware. Allo stesso tempo, in base alle esigenze specifiche, scegliere l'armadio per documenti e il software di sistema più adatti.
Colla per etichette
Applica il tag RFID al file e inserisci le informazioni pertinenti nel sistema.
Scansione del file
Utilizzare un lettore RFID per scansionare i file e inserire le informazioni nel sistema.
Gestione quotidiana
Gestione quotidiana dei file tramite il sistema, ad esempio per richieste di informazioni, inventario, ecc.
Manutenzione del sistema
Eseguire regolarmente la manutenzione e gli aggiornamenti del sistema per garantirne la stabilità e la sicurezza.
Attrezzatura necessaria
Elenco delle attrezzature:
1. Armadio per documenti intelligente RFID
2. Scatola per documenti RFID
3. Stampante per etichette RFID
4. Controllo accessi di sicurezza RFID
5. RFID portatile
6. Etichetta cartacea RFID
…
Lettore portatile UHF
Cabina intelligente RFID
Terminale dati portatile
